Häufig gestellte Fragen

Leitlinien für die Erstellung von freiwilligen Einwilligungserklärungen

FRAGE

Welche Inhalte müssen in einer freiwilligen Einwilligungserklärung gem. Art. 6 Nr. 1 a DSGVO enthalten sein?

ANTWORT

Gemäß der Richtlinie 93/13/EWG des Rates 11 sollte eine vorformulierte Einwilligungserklärung in verständlicher und leicht zugänglicher Form, in einer klaren und einfachen Sprache zur Verfügung gestellt werden, und sie sollte keine missbräuchlichen Klauseln beinhalten.

ERLÄUTERUNGEN

Bei der Einholung einer solchen Einwilligung muss insbesondere auf Folgendes hingewiesen werden:

  • wer verantwortlich ist (Leiter/in der Abteilung)
  • auf den Umfang und den Zweck der erhobenen Daten
  • auf die Empfänger vorgesehener Übermittlungen
  • auf die Freiwilligkeit und das Kopplungsverbot
  • auf das Recht des Widerrufs

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Leitlinien für die Erstellung von freiwilligen Einwilligungserklärungen
Leitlinien Hinweise für die Erstellung von freiwilligen Einwilligungserklärungen – AG Datenschutzgruppe
Leitlinien für die Erstellung von freiwilligen Einwilligungserklärungen – BayLfD

Geburtstagsliste des Kollegiums

FRAGE

Ist eine Geburtstagsliste des Kollegiums zulässig?

ANTWORT

Geburtstagslisten sind zulässig, wenn die Vorschriften der DSGVO eingehalten werden.

Wichtiger Hinweis

Die Geburtstagsliste darf keinesfalls in einem abonnierbaren elektronischen Kalender eingetragen werden. Werden die Geburtstagdaten z. B. mittels “WebCal” oder “WebDav” auf einem elektronischen Gerät abonniert, kann die Privatsphäre der Beschäftigten nicht mehr geschützt werden.

ERLÄUTERUNGEN

Rechtliche Grundlage

Das Führen einer Geburtstagsliste (außerhalb der personalverwaltenden Stelle) findet keine Rechtfertigung in Art. 103 Satz 1 Nr. 1BayBG, da es sich hierbei um Akte der kollegialen Beziehungspflege, nicht aber um vom Dienstherrn zu veranlassende organisatorische, personelle oder soziale Maßnahmen handelt. Vor diesem Hintergrund kommt als Rechtsgrundlage für Geburtstagslisten nur die Einwilligung (Art. 6 Nr. 1 a DSGVO) in Betracht.
Einwilligung
Die Einwilligung ist wirksam, wenn sie die Anforderungen erfüllt (s. FAQs Leitlinien für die Erstellung einer freiwilligen Einwilligungserklärung).
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Das Führen einer Geburtstagsliste muss in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden:

  • Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 U Abs. 1 Buchst. a DSGVO
  • Betroffene Personen sind die Beschäftigten, die ihre Geburtsdaten in die Liste einpflegen oder einpflegen lassen
  • zu den Kategorien personenbezogener Daten zählen der Name, Vorname und das Geburtsdatum
  • Kategorien (dritter) Empfänger können bei einer internen Liste außer Betracht bleiben
  • die Löschfrist ist an die Zugehörigkeit zum Kollegium oder den Widerruf der Einwilligung gekoppelt.

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s. weitere Hinweise des BayLfD, Herrn Dr. Petri

Mitteilungs- und Auskunftspflicht gegenüber dem BAföG-Amt

FRAGE

Besteht für die Abteilungen I, II, III und V des Staatsinstituts für die Ausbildung von Fachlehrern gegenüber dem BAföG-Amt für Studierende, die „SchülerBAFÖG“ erhalten, eine Mitteilungs- und Auskunftspflicht?

ANTWORT

Die Abteilungen haben gegenüber dem BAföG-Amt für Studierende, die „Schüler-BAföG“ erhalten, eine Mitteilungs- und Auskunftspflicht. Die Verletzung der Mitteilungs- und Auskunftspflicht kann gem. § 58 Abs. 1 Nr. 2 und 2a BAföG mit einer Geldbuße von bis zu 2500 Euro geahndet werden.

ERLÄUTERUNGEN

Rechtliche Grundlage
Werden Studierende nach dem BAföG gefördert („Schüler-BAföG“) UND erstellt die Abteilung des Staatsinstituts eine Bescheinigung gem. § 9 Abs. 2 BAföG über die Eignung des Auszubildenden (Formblatt 2), besteht nach § 47 Abs. 3 BAföG für die Abteilungen eine Mitteilungspflicht gegenüber dem BAföG-Amt.
Die Mitteilungspflicht beschränkt sich auf

  • den Nichtantritt
  • den Abbruch oder
  • die Unterbrechung der Ausbildung.

Nach der Verwaltungsvorschrift 20.2.2 zu § 20 BAföG Abs. 2 wird von einer Unterbrechung der Ausbildung ausgegangen,

  • wenn der/die Studierende aus von ihr/ihm zu vertretenden Gründen den Unterricht an mehr als drei aufeinanderfolgenden Unterrichtstagen versäumt.
  • Als Unterbrechung gelten auch kürzere tageweise Unterbrechungen, wenn sie insgesamt 30 Prozent der gesamten monatlichen Unterrichtszeit erreichen.

Die Unterbrechung führt nach § 20 Abs. 2 BAföG zur Rückzahlung der Ausbildungsförderungsleistungen.

Neben der Mitteilungspflicht sind die Abteilungen gegenüber dem zuständigen BAföG-Amt im Einzelfall gem. § 47 Abs. 2 BAföG verpflichtet, „auf Verlangen alle Auskünfte zu erteilen und Urkunden vorzulegen sowie die Besichtigung der Ausbildungsstätte zu gestatten, soweit es die Durchführung dieses Gesetzes … erfordert.“


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Mitteilungspflicht_BAfoeG_Amt

Videographie in der Lehrerausbildung

FRAGE

Ist die Videographie an den Abteilungen I, II, III und V des Staatsinstituts für die Ausbildung von Fachlehrern zulässig?

ANTWORT

Videographie in der Lehrerausbildung ist durch Art. 85 Abs. 1 Satz 1 und 2 BayEUG gedeckt.
Die Videoaufzeichnung wird aber erst dann rechtens, wenn
– alle vier Bedingungen der Erforderlichkeit erfüllt sind,
– die Daten nicht weitergegeben werden und
– nicht in einer externen Cloud gespeichert werden.

ERLÄUTERUNGEN

1. Rechtliche Grundlage
Nach Art. 85 Abs. 1 Sätze 1 und 2 BayEUG dürfen die Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, deren Erziehungsberechtigten, der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten.
„Videografie als Instrument der Professionalisierung des Lehrerberufs, wird sich gerade bei angehenden Lehrerinnen und Lehrern ebenfalls als Wahrnehmung dieses gesetzlichen Auftrags verstehen lassen.“


2. Die Videoaufzeichnung erfüllt die Forderungen der Erforderlichkeit
Die Erforderlichkeit ist ein Rechtsbegriff. Sie kann nicht allein mit der pädagogischen Notwendigkeit begründet werden. Die juristische Erforderlichkeit bezieht sich auf vier Bereiche:
a) Legitimität (ein legitimer Zweck wird verfolgt)
b) Geeignetheit (zur Verwirklichung geeignet)
c) Verhältnismäßigkeit (kein milderes Mittel, das ebenso gut zur Zweckerreichung führt)
d) Angemessenheit (z. B. Speicherdauer, Speichermedium bzw. Zugriff auf die Videodatei).

„Im Grundsatz ist die Erforderlichkeit bei Videoaufnahmen während des Unterrichts für die Zwecke des Unterrichts zu bejahen, z. B. die Videoaufzeichnung von Unterrichtsstunden angehender Lehrerinnen und Lehrer, damit diese ihre Unterrichtsgestaltung optimieren können.“
Die Erforderlichkeit erlischt in folgenden Fällen:
– Die Erforderlichkeit begründet nur gelegentliche Videoaufzeichnungen. Keinesfalls darf die Aufzeichnung der Unterrichtsstunden von angehenden Lehrerinnen und Lehrern zum häufigen Fall werden
– Die Angemessenheit und damit die Erforderlichkeit fehlen, wenn die Videoaufnahmen Bestandteil der Zulassungsarbeiten oder anderer Prüfungsleistungen von angehenden Lehrerinnen und Lehrern sein sollen.
– Aufnahmen, die längerfristig gespeichert und nicht nach Beendigung der Unterrichtseinheit gelöscht werden, erfüllen nicht die Forderung nach Angemessenheit.
– Die Angemessenheit fehlt, wenn beim Einsatz von Videotechnik gänzlich unbeteiligte Schulangehörige aufgenommen werden.
– Die Angemessenheit ist zweifelhaft, wenn die Aufzeichnungen mit einem Privatgerät angefertigt werden oder ein schulisches Gerät zur Auswertung mit nach Hause genommen werden darf.


3. Keine Weitergabe der Videoaufzeichnung an Dritte
4. Keine Speicherung der Videoaufzeichnung in der Cloud (Auftragsverarbeitung!)
Quelle


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Videoaufzeichnungen_Lehrerausbildung

“Office 365” – Microsoft Cloud oder andere cloudbasierte Dienste

FRAGE

Ist der Einsatz von “Office365” an den Abteilungen zulässig?

ANTWORT

Mit der Software “Office365” führte auch Microsoft cloud-basierte Dienste, wie z. B. das Speichern der Dokumente im Netz usw. ein. Werden die Daten lokal verarbeitet und gespeichert, ist eine Nutzung der Software “Office365” – unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – zulässig.

ERLÄUTERUNGEN

MS kündigte 2018 die sog. Deutschland-Cloud

Microsoft hat die Deutschland-Cloud samt Daten-Treuhänderschaft im August 2018 eingestellt, d. h. es ist nicht sicher gestellt, dass die Daten der Nutzer auf Servern gespeichert werden, die im Geltungsbereich der EU gehostet werden. Damit kann die Privatsphäre der Studierenden/Dozenten/Leitungen nicht ausreichend geschützt werden.

CLOUD-Act

Auch wenn die Server im Geltungsbereich der EU stehen würden, könnte im Rahmen des sog. CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) US-amerikanische Behörden oder andere Personen auf Informationen zugreifen.

Ich empfehle deshalb, die cloudbasierten Dienste von Unternehmen, die außerhalb der EU firmieren, wie z. B. Microsoft, Google, Apple usw. für personenbezogene Daten nicht zu nutzen.

Bedenken Sie bitte auch, dass in Worddokumenten auch außerhalb des eigentlichen Textes sehr häufig personenbezogene oder personenbeziehbare Daten automatisiert gespeichert werden (siehe Dokumenteigenschaften).

Ergänzung

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder hat am 02.10.2020 meine erste Einschätzung bestätigt und kommt zu dem Ergebnis, dass allein auf Basis der Online Service Terms (OST) Microsofts kein datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft Office365 möglich ist.

Veröffentlicht von Ulrich Horner

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des Staatsinstituts für die Ausbildung von Fachlehrern

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