Schülerunterlagen

Programme zur Verarbeitung von Schülerunterlagen

Art. 85 (1a) des BayEUG legt fest:
„Die Schulen sind verpflichtet, … Daten … mittels des vom Staatsministerium bereitgestellten Schulverwaltungsprogramms zu verarbeiten.“ Allerdings nutzt keine Abteilung für die Verwaltung von Schülerunterlagen das Amtliche Schulverwaltungsprogramm (ASV).

Rechtliche Grundlagen

A BayEUG
Die rechtliche Grundlage der Schülerunterlagen ist im Art. 85 Abs. 1a BayEUG grundlegend und schulartübergreifend geregelt.
B BaySchO
In der BaySchO Teil V §§ 37 – 42 sind die gesetzlichen Vorschriften bezüglich der Schülerunterlagen definiert. Im § 46 BaySchO i. V. m. der Anlage 2 wird das Verarbeitungsverfahren für Schülerunterlagen abschließend geregelt.
C Verwaltungsvorschrift
Für einen einheitlichen Vollzug hat das StMUK die “Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen” herausgegeben.

Empfohlene Maßnahmen – Checkliste


Hinweise zu A: Verfahrensbeschreibung
Damit Schülerunterlagen mit der ausgewählten Software verwaltet werden dürfen, muss für diese eine gem. § 46 BaySchO i. V. m. Anlage 2 entsprechende. Verfahrensbeschreibung erstellt werden. In der Regel haben die Hersteller dieser Programme schon entsprechende Musterbeschreibungen vorbereitet, die hinsichtlich der Vorgaben des § 46 BaySchO abzugleichen sind.

Hinweise zu B: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Art. 30 DSGVO
Die „Verfahrensbeschreibung für Schülerunterlagen“ ist in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen.

Hinweise zu C: Auftragsverarbeitervertrag Art. 28 DSGVO
Da die Schülerunterlagen der Abteilungen I, II, III extern gehostet werden, muss mit dem Auftragsverarbeiter ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden. Auch dieser ist dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beizulegen.

Veröffentlicht von Ulrich Horner

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des Staatsinstituts für die Ausbildung von Fachlehrern

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